En esta entrada nos tomamos la licencia de salirnos de nuestra línea editorial y vamos a analizar un software que nos puede reportar muchas ventajas en nuestra gestión empresarial. A las alturas a las que nos encontramos, pocas veces un software nos puede llegar a sorprender de la forma en la que lo ha hecho Bitrix24 y por ello nos parece acertado compartirlo con todos nuestros seguidores.
¿Que es Bitrix24?
Bitrix24 se autodenomina como «una suite completa de herramientas de colaboración social, de comunicación y de gestión para su equipo». En concreto, se trata de un conjunto de herramientas integradas que servirán para gestionar nuestra empresa de forma conjunta y colaborativa, aunando en un solo lugar una intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos, gestión documental, un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestor de tareas, un completo servicio de correo electrónico, chat y videollamada y, esto es lo más sorprendente, un magnífico CRM (Customer Relationship Management).
Todos estos servicios, si bien podemos hallarlos en diversos lugares y formatos, es difícil encontrarlo todo aunado y sobre todo, completo y totalmente funcional de forma gratuita. Y este es su gran handicap, es totalmente gratuito hasta un límite de 12 personas (que pueden ser de nuestra organización o clientes que invitemos) y con 5 GB de almacenamiento en la nube. Asimismo, dispone aplicación móvil para Android y Apple y desktop para Windows.
Si podemos destacar algo (más!!!) es que, también de forma gratuita, se integra perfectamente con nuestro dominio y nos permitirá tener nuestras cuentas de mail de la organización vinculadas con el sistema. Asimismo, cuenta con un sistema de telefonía para llamar a cualquier teléfono móvil o fijo, a nivel nacional o internacional a unos costes realmente ajustados.
Por otro lado, es de agradecer que todo se estructura igual que nuestra organización, esto es, una vez definido nuestro organigrama, podremos asignar permisos a cada uno de los empleados en función a la situación jerárquica en nuestra empresa. En relación con esto, es un completo sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) permitiéndonos desde llevar el control de asistencia de los empleados a la gestión documental de los mismos.
¿Como funciona?
El funcionamiento de Bitrix24 tanto en su versión tanto gratuita como de pago es muy sencillo y esta basado en una plataforma web (con sus ventajas, pero también sus posibles inconvenientes respecto a privacidad y protección de datos) estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos los integrantes tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red.
Una vez dentro veremos que a lo primero que se accede es a nuestro Flujo de Actividad (Activity Stream) donde, a modo de red social, se refleja todo lo relacionado con nosotros, ya sea por asignación directa o por que estemos asociados. Asimismo, encontraremos todas las conversaciones en chat que tengamos, que además quedan guardadas en el sistema, por lo que se pueden realizar búsquedas muy completas sobre ellas. Estas conversaciones, que pueden ser en grupo, pueden realizarse a modo de clásico chat, o por call/videoconferencia. Finalmente, hay detalles muy de agradecer como la gestión por «Me gusta» a modo Facebook de las distintas entradas y comentarios que realice el personal de la organización.
Por otro lado, con Bitrix24 contamos con un completo gestor de tareas y proyectos calendarizado, que no tiene nada que envidiarle a plataformas dedicadas solo a este fin. Este gestor, se encuentra totalmente integrado en los grupos de trabajo y nos permite llevar un perfecto control del proyectos con herramientas que van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de colaboradores externos, informes de desempeño, etc.
La gestión documental completa y colaborativa en Bitrix24, como no podía ser de otro modo, cuenta con un servicio de almacenamiento en la nube de 5GB, aunque si bien, ya que se usan las herramientas de Google Docs y MS Office online, podremos optar por estos sistemas de archivo y abrirlos en Bitrix24. Si optamos por descargar la versión desktop, la modificación de los documentos la podremos realizar en local, sincronizándose perfectamente con la aplicación web.
Anteriormente destacábamos la función de CRM que soporta la plataforma. Mediante este podremos tener un preciso control de nuestros clientes y como desde su contacto con nosotros terminan siendo compradores de nuestro productos. El funcionamiento es del clásico sistema de embudo y nos permite incluso llevar un control de las llamadas, de los presupuestos y de la facturación realizada.
Finalmente, indicar que las utilidades se pueden ampliar mediante el uso de complementos externos que la dotan de nuevas funcionalidades. Un ejemplo concreto es la integración con el conocido Mailchimp.
Conclusiones
Como vemos estamos ante una completa suite de herramientas, totalmente colaborativa y que puede ser una estupenda opción para aquellas PYMES que deseen llevar un completo control de su actividad y que apuesten por un trabajo colaborativo entre sus miembros. Lo mejor… que es completamente gratuita y funcional para 12 personas y 5GB de almacenamiento.
Por otro lado, para organizaciones más complejas cuenta con varios planes en los que sin duda destaca su versión self-hosted, eliminando así los posibles inconvenientes de almacenar nuestra información en la red a unos precios, que dado, las funciones que ofrecen no son elevados si los comparamos con hermanos con más publicidad a las espaldas (valga como ejemplo, que en estos casos integra incluso su propio sistema de gestión de contenidos o CMS, con el que podremos desarrollar y mantener de forma integrada nuestra web corporativa en un ambiente muy parecido al famoso WordPress.
En relación a esta última versión, indicar que hemos tenido la opción de implementarla y realmente supera con creces cualquier opción que hubiéramos barajado con anterioridad, siendo un producto que desde aquí ya cuenta con, permítanme la expresión, nuestra devoción.
Muy interesante artículo de análisis sobre una de las herramientas más poderosas y completas para gestión y trabajo no colaborativo. Es importante mencionar que Bitrix24 se encuentra completamente en español (así como en inglés, alemán, ruso, ucraniano, chino y portugues). Para información en español puede visitarse: http://www.bitrix24.es o http://www.bitrix.es
Gracias César por el aporte. Estás totalmente en lo cierto, además lo podemos encontrar en nuestro idioma.
Me parece una metodología ideal, por las herramientas que ofrece, para las Pymes.
Gracias Galiano por comentar. Como bien dices, al ser completamente funcional y gratuita para 12 personas, lo hace muy adecuado a Pymes
Esta muy interesante esta plataforma me gustaría montarlo y probarlo en mi Oficina, donde lo puedo encontrar para descargarlo
Cesar, te recomiendo que pruebes la versión web, gratuita para 12 empleados y 5Gb de espacio y si te va bien y necesitas más, contrates alguno de los planes. Entra en http://www.bitrix.es y regístrate para probarlo.
Me interesa la version para Pymes.
Gracias Oscar por comentar. Te recomiendo que si sois pocos trabajadores (menos de 12) uséis la versión gratuita.Si necesitas más trabajadores, te recomiendo que te pongas en contacto con el soporte de Bitrix en español que te orientará en la forma de adquisición. Si necesitas cualquier formación o soporte para su uso, te puedes poner en contacto con nosotros.
Excelente aplicacion. Yo la uso a diario!
Muy interesante ésta aplicación, me pregunto como se podra descargar un el celular androi, y si su uso se limitaria, exitos.
Sí Pedro, existe la aplicación para Android, con funcionalidades más limitadas, pero muy útil para llevar tú trabajo a donde estés y resolver cuestiones sin estar delante del PC. De todas formas, al estar todo en un servicio de red, el grueso lo realizas en el explorador de internet.
Esto es muy bueno.
Muy buena esta plataforma
Una duda de alguien que ignora mucho de esto. Porqué es gratis esta herramienta si es tan útil? disculpen mi ignorancia pero de hecho puedo decir que si me interesa, saludos.
Sin duda, el ser gratuito se debe a la elevada competencia que se ha creado en torno a estos sistemas. Si bien es cierto que Bitrix24 ofrece grandísimas prestaciones gratuitamente, el uso para solo 12 empleados se nos antoja escaso.
no es lo que yo estoy buscando
Muy interesante como organizador que ayuda a perpetuar la estructura de nuestra conducta empresarial. Modificable, en el momento de ser creativo y remodelar aquellas conductas y decisiones.
se ve muy necesario y bueno
Coincido en que es muy interesante esta plataforma. Al menos las funciones básicas son fáciles de aprender. Existirá algún manual para aprender a utilizar a mayor detalle la gestión de tareas y la creación de reportes?
Gracias Saul por comentar. Siento decirte que desconozco si existe o no un manual.
M interesa
Una alternativa para armar una excelente red de trabajo en equipo
Gracias Corina por comentar
Rebueno.
Buenos días, muy bueno el articulo. Gracias.
Quería saber que opinión tiene sobre la confidencialidad de la información en la versión gratuita?
Muchas gracias,
Gracias Osnelly por comentar. Desde mi experiencia, la confidencialidad estátotalmente asegurada.
Me ha servido bastante para mi tema de tesis. De los mejores software para PyMEs en versión gratuita, justo lo que necesitaba.
Excelente! … apoyo para el empresario, VALIDADO …gracias!
Hola Julio. Por lo que comentas la versión gratuita solo permite 12 participantes, es decir, 12 contactos? y para el CRM cuantos clientes puedo agregar? hay una cantidad limitada para clientes?. Es algo confuso, cuando entre a la pagina en español y consulte el link PRECIOS allí indica que el plan gratuito tiene usuarios ilimitados? lo que observo es que la diferencia radica en la capacidad de almacenaje online. Estaría agradecida si pudieras despejar mis dudas, gracias!
Hola Caty, estas en lo cierto, la diferencia radica en el almacenamiento. Mil gracias por comentar
Me gustó mucho su artículo, gracias por tu trabajo. Bitrix es un sistema muy cómodo y lo había utilizado en mi trabajo anterior, pero actualmente
Hablando de economía y de la gestión de documentos, creo que te será interesante probar las salas de datos virtuales para tener bien organizados los documentos y poder hacer todo tipo de tramitaciones de manera cómoda.
Me muy interesante. Lo seguiré explorando.